Lista întrebărilor adresate OIRPOSDRU SV OLTENIA de beneficiarii proiectelor de grant si strategice trimestrul IV 2010

I: Consilierul juridc al proiectului poate fi si avocat?

R: NU. Exercitarea profesiei de consiler juridic este incompatibilă cu calitatea de avocat, conform art.10, lit a) din Legea 514/28.11.2003, cu modificările şi completările ulterioare.


I: In cazul avocatului, angajarea de face pe Contract civil?

R: NU. În cazul în care contractaţi serviciile unui cabinet de avocatură se va încheia Contract de prestări servicii (asistenţă juridică). Contractul va avea obligatoriu înserat ID – ul şi titlul proiectului.


I: Pentru membrii echipei de management si formatori au fost încheiate CIM cu timp parţial 8 ore pe săptămâna (cumul de funcţii). Daca la funcţia de baza este in concediu de odihna sau delegaţie, la funcţia pe proiect poate veni la serviciu sa desfăşoare activitate si sa fie pontat ?

R: Având in vedere Codul muncii care reglementează raporturile de munca de munca şi luând în considerare punctul de vedere formulat de juristul dumneavoastră rezultă ca o persoana care este in concediul de odihna nu poate fi in acelaşi timp prezent la alt loc de munca chiar daca la acesta din urma are încheiat un contract de munca cu timp parţial. Cu atât mai mult în situaţia în care se afla în delegaţie în baza contractului cu normă întreagă.


I: Exista in format editabil anexa 2 - evidenta cheltuielilor.

R: Având în vedere emiterea noului ordin de eligibilitate (1117/2010) şi a instrucţiunii nr. 30, vă informam că sistemul ActionWeb generează evidenta cheltuielilor, după ce dumneavoastră aţi introdus toate plăţile solicitate la rambursare, pe capitole bugetare, conform acestui nou ordin.

(Vă rugăm să fiţi foarte atenţi cu încadrarea plaţilor în capitole bugetare, pentru că după ce aţi generat evidenţa cheltuielilor nu mai puteţi reveni pentru a rectifica eventualele greşeli)


I Care este termenul in care avem obligatia de a transmite prima cerere de rambursare.

R Avand in vedere prevederile Contractului de finantare - Art 7, alineatul 3 : Beneficiarul va transmite prima cerere de rambursare intermediara in maxim 6 luni de la data primirii prefinantarii sau in maxim 6 luni de la data inceperiii perioadei de implementare a Proiectului .

 

I: Avand in vedere articolul 5 punctul 5 din contractul de finantare : "In cazul contractelor cu durata mai mare de un an in care beneficiarului i s-au acordat sume cu titlul de prefinantare, in termen de cel mult un an de la data semnarii contractului de finantare, beneficiarul are obligatia prezentarii unui contract de achizitie de bunuri incheiat cu un operator economic", va rugam sa ne precizati daca acest articol face referire si la partenerii ce beneficiaza de prefinantare.

R: In baza prevederilor Articolului 5 , alineatele (4) si (5) din contractul de finanţare nerambursabila in cazul contractelor cu o durata mai mare de 1 an, in situaţia in care Beneficiarului i s-au acordat sume cu titlu de prefinantare, in termen de cel mult un an de la data semnării contractului de finanţare, Beneficiarul are obligaţia prezentării unui contract de achiziţie de bunuri/prestare de servicii/execuţie de lucrări încheiat cu un operator economic.

Conform Ordin nr. 1117 din 17/08/2010, Art. 1., litera b) beneficiar - are înţelesul prevăzut în Regulamentul (CE) nr. 1.083/2006 al Consiliului din 11 iulie 2006 de stabilire a anumitor dispoziţii generale privind Fondul European de Dezvoltare Regională, Fondul Social European şi Fondul de coeziune şi de abrogare a Regulamentului (CE) nr. 1.260/1999. În cadrul prezentului ordin, pentru proiectele implementate în parteneriat, termenul beneficiar semnifică parteneriatul, compus din două sau mai multe entităţi cu personalitate juridică, înregistrate în România şi/sau în statele membre ale Uniunii Europene;

Acest contract de achiziţie de bunuri/prestare de servicii/execuţie de lucrări încheiat cu un operator economic trebuie sa fie aferent implementării proiectului pentru care a fost acordata prefinantarea.


I: Sediul firmei noastre este la Sibiu, dar regiunea unde se va implementa proiectul este Sud Vest Oltenia. Întreaga activitate de formare va avea loc la Vâlcea, atât partea de teorie cat si partea de practica. Conform Ordinului general privind eligibilitatea cheltuielilor, nu se poate utiliza mai mult de 10% din valoarea totala in alta regiunea decât in cea in care se implementează proiectul. Tot conform Ordinului am văzut ca se pot derula noi activităţi in alta regiune. Noi am vrea sa majoram grupul ţinta cu o seria de cursanţi si in Sibiu, adică pentru Regiunea Centru.

E nevoie de un act adiţional in sensul acesta?

R: Conform Ghidului Solicitantului nr.102 in baza căruia dumneavoastră aţi depus cerere de finanţare acest lucru nu este posibil deoarece cap.4 Condiţii de eligibilitate, punctul 4.1. Grupul ţintă eligibil precizează: ,,În cadrul acestei cereri de propuneri de proiecte de grant, grupul ţintă al proiectelor este eligibil dacă este format din persoane care au domiciliul sau reşedinţa în Regiunea Sud - Vest Oltenia (judeţele Dolj, Gorj, Vâlcea, Olt, Mehedinţi),


I: In cazul in care am o factura cu TVA, aceasta va putea fi plătita integral din contul de prefinantare sau din acest cont se va plăti doar suma considerata cheltuiala eligibila (cheltuiala fără TVA) iar TVA - ul va fi plătit din alt cont al beneficiarului?

R: TVA-ul nu este cheltuiala eligibila, se recomanda a se plăti din alt cont al beneficiarului


I: Salariile cuvenite membrilor echipei de implementare pot fi plătite din contul de prefinantare?

R: Da. Salariile cuvenite membrilor echipei de implementare pot fi plătite din contul de prefinanţare.


I: Plăţile salariale aferente echipei de implementare a proiectului, se pot face doar prin intermediul operaţiunilor bancare sau pot fi plătite si pe baza statelor de plata (in acest caz fac plata cash fără intermediere bancara)?

R: Plăţile salariale aferente echipei de implementare a proiectului se pot face si pe baza statelor de plata, registru casa.


I: Pentru recuperarea TVA-ului aferent cheltuielilor eligibile, trebuie deschis un cont separat, sau recuperarea acestor sume se poate face in contul de rambursare?

R: Pentru recuperarea TVA-ului aferent cheltuielilor eligibile, trebuie deschis un cont separat.

 

I: Plăţile in cadrul proiectelor finanţate din POS DRU se fac numai prin intermediul băncii sau se pot face si cash (in baza unei chitanţe)?

R: Plăţile în cadrul proiectelor finanţate din POS DRU se pot face si cash ( pe baza de chitanta, Registru casa).




Lista întrebărilor adresate OIRPOSDRU SV OLTENIA de beneficiarii proiectelor de grant si strategice august 2010

1. Va rugam sa ne precizati care sunt pasii pentru deschiderea conturilor la TREZORERIE pentru prefinantare si efectuare plati?


Deschiderea conturilor se va face la o solicitare a beneficiarului catre Trezoreria Statului si totodata toate platile se vor face din contul special de proiect, excluzand contributia beneficiarului, conform clauzelor contractuale.



2. Avand in vedere OUG nr. 1/2010 si OUG nr. 34/2009, conform carora in cadrul autoritatilor si  institutiilor publice se suspenda ocuparea posturilor vacante si imposibilitatea autorizarii unei PFA la Registrul Comertului pentru activitati de contabilitate, va rugam sa ne precizati daca Responsabilul Financiar poate fi angajat de catre partenerul ONG?


Responsabilul financiar nu poate fi angajat de catre partener, pentru ca face parte din echipa de implementare care trebuie asigurata de beneficiar.Responsabilul financiar va fi un angajat al beneficiarului cu atributii în fisa postului de responsabil financiar pe proiect.



3. Are Solicitantul obligatia legala de a aplica prevederile O.U.G. nr. 34/2006, cu modificarile si completarile ulterioare? Este Solicitantul autoritate contractanta în sensul prevederilor legale mentionate?


Urmare a solicitarii dumneavoastra de a va transmite un punct de vedere oficial referitor la încadrarea Solicitantului în prevederile art.8, respectiv art.9 lit.c si c1  din O.U.G nr.34/2006, va comunicam ca singura autoritate care va poate furniza un raspuns abilitat în aceasta privinta este Autoritatea Nationala pentru Reglementarea si Monitorizarea Achizitiilor Publice.



4. În cazul în care se retine inexistenta obligatiei legale de a aplica prevederile O.U.G. nr. 34/2006, are Solicitantul dreptul de a opta, pentru fiecare achizitie cuprinsa în proiect, între procedurile reglementate de O.U.G. nr. 34/2006 si aplicarea procedurilor descrise în instructiunea AMPOSDRU aplicabila beneficiarilor care nu sunt autoritati contractante si nu se încadreaza în prevederile art. 9 din O.U.G. nr. 34/2006?


Urmare a solicitarii dumneavoastra de a va transmite un punct de vedere oficial referitor la încadrarea Solicitantului în prevederile art.8, respectiv art.9 lit.c si c1  din O.U.G nr.34/2006, va comunicam ca singura autoritate care va poate furniza un raspuns abilitat în aceasta privinta este Autoritatea Nationala pentru Reglementarea si Monitorizarea Achizitiilor Publice.



5.  Dorim sa ne confirmati corectitudinea alegerii urmatoarelor tipuri de conturi care trebuie deschise în Trezorerie pentru prefinantare si rambursari în cadrul proiectului:
- Cont trezoreria statului disponibil aferent proiectelor derulate în parteneriat conform OUG 64/2009 - 50.14.01
- conturi pentru membrii parteneriatului:
• ONG -lider = 50.98.02(rambursari)
• ONG- lider = 5098.04 (prefinantare)
• soc comerciala straiina = cont într-o banca din tara de rezidenta
• institutie de învatamânt superior = ?
• institut de cercetare care apartine de Universitatea din Craiova = ?

Va rugam sa aveti amabilitatea de a ne furniza informatii cu privire la tipurile de conturi care trebuie deschise pentru ulimele 2 bullet-uri.
Facem precizarea ca 100% prefinantare va fi virata Beneficiarului Proiectului.
De asemenea de la Trezorerie, printre documentele necesare pentru deschiderea conturilor se noteaza o adresa din partea Autoritatii de Management / OI din care sa reiasa clar tipul contului care trebuie deschis pentru beneficiarul unui contract de finantare din fonduri structurale. Ne puteti ajuta cu un asemenea document?

În contractul de finantare semnat cu Autoritatea de Management sunt stipulati beneficiarii care trebuie sa deschida conturi în trezorerie precum si posibilitatea celorlalti de a alege între Trezorerie si Banca Comerciala, asa ca fiecare institutie partenera îsi deschide conturi în functie de cum sunt organizati fiecare.
Pentru cei care îsi deschid conturi în trezorerie nu este datoria noastra sa indicam conturile, pentru ca trezoreriile au norme interne si legislatie pe care o aplica, si stiu ce conturi sa deschida pentru beneficiari. Pentru cei care îsi deschid în banca comerciala nu exista acele simboluri, se va respecta doar fluxul financiar prezentat in lege, pentru institutii publice.



6. Pentru proiectul ID XXX, as dori sa-mi spuneti daca pentru  selectie servicii de expertiza, valoare sub 5000 euro este valabila Instructiunea 6-7, unde se spune ca pentru serviciile de contabilitate trebuie organizata licitatia conform OUG 34/2006. .Sa întelegem ca indiferent de suma serviciilor acestea se angajeaza conform OUG.


Având în vedere ca Beneficiarul nu este Autoritate Contractanta în sensul art.8 si art.9 lit. c indice 1din OG nr.34/2006 pentru serviciile expertului contabil, respectiv auditorului financiar trebuie respectata instructiunea  AM nr.5, însa documentatia de atribuire va cuprinde criteriile de calificare/ selectie(specificatiile tehnice) solicitate în instructiunile AM nr.6, respectiv 7.



7.  Din ce capitol de buget se suporta cheltuielile pentru responsabilul financiar si consilierul juridic?


In urma discutiilor cu colegii de la compartimentul de specialitate din cadrul institutiei noastre, revenim asupra solicitarii dumneavoastra prin care va rugam sa ne dati cateva detalii legate de pct.1 ,,Din ce capitol de buget se suporta cheltuielile pentru responsabilul financiar si consilierul juridic, deoarece din Cererea de finantare nu am putut sa ne dam seama la ce cap.bugetar sunt bugetate cele 2 pozitii avad in vedere corrigendumurile care au aparut la ghidul nr.92



8. Care este cursul valutar la care beneficiarul solicita, prin cererea de rambursare, rambursarea cheltuielilor efectuate de partenerul transnational?


Cursul valutar la care beneficiarul solicita, prin cererea de rambursare, rambursarea cheltuielilor efectuate de partenerul transnational este cursul din data efectuarii operatiunilor. Prin cursul din data operatiunilor se intelege cursul de schimb comunicat de BNR.



9. Identitate vizuala - Va rugam sa verificati documentul atasat si sa ne spuneti daca :pentru sigla OIR POSDRU Sud-Vest Oltenia figurata in antet (partea dreapta) textul si sigla sunt cele corespunzatoare ;textul subsolului corespunde normelor de identitate vizuala si daca este conforma precizarea Beneficiarului si a Partenerilor sub forma partener 1, partener 2, partener 3.


Referitor la punctul 3 al solicitarii dumneavoastra va comunicam, ca sigla pentru OIR POSDRU Sud-Vest Oltenia si textul aferent sunt corecte (atentie la fontul ales si marimea acestuia) iar in ceea ce priveste subsolul, este decizia dumneavoastra daca doriti sa il lasati in aceasta forma sau nu, daca da recomandarea ar fi pentru parteneri sa-i evidentiati sub forma: Parteneri:1, 2, 3.



10. Acordul de partreneriat cuprinde la art 7 Angajamente financiare intre parteneri. La acest articol, in acordul de parteneriat incheiat de Beneficiar cu partenerii,  sunt inscrise sumele ce vor fi angajate de parteneri, dar fara sa se regaseasca suma ce va fi angajata de partenerul principal.
Intrebarea noastra este: Sumele inscrise in acest articol (sume angajate de parteneri) includ si contributiile proprii ale partenerilor?


Sumele inscrise la acest articol reprezinta angajamentul financiar al partenerilor indiferent de sursa de finantare (contributie proprie sau finantare nerambursabila)



11. Ce procedura trebuie sa folosim pentru contracte pentru tiparirea pliante, banere, postere, mape. COD 79810000-5 categorie servicii?


In realizarea procedurii de achizitie publica trebuie sa respectati OUG 34/2006. Consultati aceasta ordonanta si verificati pragurile valorice pentru tipurile de contracte pe care le mentionati Din ce ati precizat mai sus cel putin unul din contracte ar intra sub incidenta art. 58 din aceasta ordonanta



12. Contract pentru publicitate media(anunturi,presa scrisa,emisiuni TV)COD 79341000-6,categorie servicii 13.  In aceasta situatie suma fiecarui contract este sub 5000 euro si atunci am putea urma procedura de achizitii directe in urma prospectarii pietei si obtinerii celei mai bune oferte?


In realizarea procedurii de achizitie publica trebuie sa respectati OUG 34/2006. Consultati aceasta ordonanta si verificati pragurile valorice pentru tipurile de contracte pe care le mentionati Din ce ati precizat mai sus cel putin unul din contracte ar intra sub incidenta art. 58 din aceasta ordonanta



13. Conform Ghidului Solicitantului punctul 5.5 Echipa de implementare a proiectului si cererii de finantare sectiunea „Managementul proiectului” „Consilierul juridic implicat in echipa de management a proiectului trebuie sa fie consilier juridic definitiv si sa fie membru al unei asociatii profesionale a consilierilor juridici, trebuie sa aba experienta profesionala si bune cunostinte de drept civil, drept comercial, dreptul muncii si cunostinte temeinice in domeniul achizitiilor publice”.  Juristul institutiei nu indeplineste toate conditiile solicitate si anume, nu este membru al unei asociatii profesionale a consilierilor juridic, în momentul scrierii cererii de finantare, s-a hotarât angajarea de catre beneficiar a unui consilier juridic care sa corespunda cerintelor.     
In Corigendumul nr. 2 al a ghidului mentionat mai sus, se prevede cheltuiala cu expertul juridic sa apara la punctul 4 din buget: - cheltuieli cu expertul juridic. Ca sa se poata angaja expertul juridic nu exista decat varianta subcontractarii acestor servicii, iar plata acestuia (expertului juridic) nu se poate efectua din capitolul mentionat in corigendum.Prin urmare este necesara subcontractarea serviciului juridic. Plata acestui serviciu se va face din cadrul capitolului 3 Alte tipuri de costuri unde, în acest moment, sunt fonduri disponibile. Pe parcusul proiectului, daca este cazul, se vor transfera bani de la capitolul 1 Resurse umane având în vedere ca la acest capitol  vor fi economii datorita faptului ca o parte din membrii echipei de management nu va fi remunerata pe proiect. Este corect, in situatia prezentata?


Consilierul juridic in conformitate cu art.2 din Legea 514/2003 , cu completarile ulterioare, privind organizarea si exercitarea profesiei de  consilier juridic poate sa fie numit în functie sau angajat în munca, în conditiile legii. Consilierul juridic conform Ghidului solicitantului trebuie sa fie consilier juridic definitiv, membru al unei asociatii profesionale a consilierilor juridic.
In situatia in care consilierul juridic aflat la acest moment in echipa de managemnt se inscrie in colegiu consilierilor juridici si dobandeste calitatea de consilier juridic definitiv prin efectul legii atunci beneficiarul il poate mentine in echipa de management . Va trebui sa fie avut in vedere ca beneficiarul trebuie sa initieze modificari la nivelul cererii de finantare prin act aditional sau notificare dupa caz in vederea inlocuirii consilierului juridic cu un nou consilier juridic sau subcontractarii serviciilor juridice prin achizitie publica de  servicii de asistenta juridica prestate de un cabinet de avocatura. In conditiile in care optati pentru inlocuirea consilierului juridic cu serviciile unei firme de avocatura sau cabinet de avocatura veti efectua o modificare contractuala, dupa caz (notificare sau act aditional) conform contractului de finantare.



14. Pentru rambursarea cheltuielilor generale de administratie, capitolul Utilitati: a fost emisa decizie a conducerii unitatii cu privire la respectarea procedurii interne “Defalcarea costurilor din facturile de utilitati pe compartimente si in cadrul compartimentelor pe  activitati”. Mentionam ca proiectul este tratat in cadrul institutiei ca si compartiment separat, asimilat activitatii generale a Institutului. Atasam Decizia conducerii si Procedura tehnica.


In cadrul seminarului de informare cu beneficiarii am mentionat faptul ca utilitatile se vor deconta in procent stabilit prin decizia reprezentantului legal ,in functie de spatiul utilizat de echipa de implementare si de programul de lucru pe proiect (in cazul dumneavoastra 2h/zi). Ca documente justificative,atasati decizia de alocare a spatiului si  schita spatiului instituitei in care sunt hasurate spatiile pe care le va folosi echipa de implementare in cele doua ore. Se calculeaza procententual spatiul folosit pentru implementarea proiectului care va fi decontat din toate facturile de utilitati..Ca mentiune, proiectul nu trebuie tratat separat, ci ca facand parte din activitatea institutiei dumneavoastra.



15. In situatia in care dupa derularea activitatii de achizitii publice si incheierea contractului de furnizare se inregistreaza economie la un anumit tip de cheltuiala prevazuta in Cererea de finantare, economia poate fi trecuta la un alt tip de cheltuiala in cadrul aceluiasi capitol bugetar, cu respectarea valorii estimate in capitolului din bugetul, fara a fi necesara Notificare. (Exemplu: incheierea contractului de furnizare de echipamente IT, cu realizarea unei economii fata de bugetul estimat prin Cererea de finantare - economia poate fi trecuta la amenajare spatii pentru implementare proiect sau alta cheltuiala?).


Cheltuielile pe care le efectuati trebuie sa respecte Ord.3/185/2008, contractul de finantare si bugetul proiectului anexat la contractul de finantare, pe cele trei capitole. Totodata veti respecta si lista de achizitii depusa la OIR in care ati mentionat valorile estimate pentru fiecare procedura.



16 . In situatia in care in luna Octombrie 2010 este programata prima Cerere de rambursare intermediara pentru respectarea Art. (5), alin (5) din Notificarea nr.2 pentru modificarea Contractul de finantare mai este necesara prezentarea unui Contract de achizitie de bunuri/prestare de servicii/executie de lucrari incheiat cu un operator economic?


In contractul de finantare la art.5 alin.7 se mentioneaza ca beneficiarului trebuie sa prezinte un contract de achizitie in termen de un an de la data acordarii prefinantarii.



17. In situatia in care ne incadram in categoriile de beneficiari prevazuti la art . 15 (1) din O.U.G. 64/2009 privind gestionarea financiara a instrumentelor structurale si utilizarea acestora pentru obiectivul convergenta, cu modificarile si completarile ulterioare cand se poate incheia actul aditional  pentru recuperarea sumelor aferente contravalorii TVA platite.


Avand in vedere ca ati solicitat prefinantare, conform Ord 64/2009 nu va incadrati in categoria beneficiarilor mentionati in art.15



18. Avand in vedere prevederile Ordinul comun MMFES/MEF nr. 3/185/2008 pentru stabilirea  regulilor de eligibilitate si a listei cheltuielilor in cadrul operatiunilor finantate prin Programul operational sectorial “Dezvoltarea resurselor umane 2007-2013” cu modificarile si completarile ulterioare va rugam sa ne comunicati daca exista o detaliere a  cheltuielilor de la punctul 8.3 Servicii de administrate a cladirilor sau care sunt criteriile de incadrare in aceasta categorie (de exemplu: achizitionarea de var pentru igienizarea peretilor poate fi incadrata la categoria de cheltuieli prevazute la 8.3 lit c)  salubrizare si igenizare ).


Nu exista o detaliere a serviciilor de administrare cladiri- salubrizare si igenizare (achizitionarea de var pentru igienizarea peretilor nu reprezinta un serviciu).



19. In situatia in care nu a fost incheiat inca un contract pentru furnizare materiale consumabile
(papetarie si birotica) acestea pot fi achizitionate de la furnizorii de astfel de materiale inscrisi in SEAP?


Avand in vedere ca ati depus o lista de achizitii pe proiect va rugam sa respectati datele de incepere si de terminare a acestora, incadrandu-va in graficul de activitati , iar conform Ord 34/2006 puteti efectua achizitia directa in SEAP prin catalogul electronic care se va incheia cu un contract de achizitie, conform Instr. nr. 9 emisa de AMPOSDRU



» Newsletter


» Cereri de propuneri de proiecte active


» Inscriere in baza de date FSE

Potentialii promotori de proiecte, care doresc sa obtina finantare prin Programul Operational Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane 2007-2013, sunt invitati sa completeze datele on-line.

» Formular On-line